Schlank, agil und digital

Werkzeuge für Freiberufler

Werkzeuge für Solo-Entrepreneurs – und ein ultimativer Tipp für’s Prioritäten- und Zeitmanagement

Ich bin jetzt seit mehr als 5 Jahren selbständig als Berater unterwegs, mehrheitlich global, für Kunden auf drei Kontinenten.

ich habe dabei natürlich für Projekte vor Ort ganz ordentlich Flugmeilen gesammelt. Schuldig Euer Ehren. Aber ich habe auch von Anfang an versucht, mich so schlank wie möglich aufzustellen: Home-office, keine Angestellten, kein Auto – nur Laptop, Notizbuch und mein Netzwerk.

Jetzt, da wir in der Krise feststellen, dass Home-office und Fernarbeit auf einmal doch in vielen Funktionen und vielen Branchen funktionieren, und nach Corona vielleicht eine komplett andere Normalität Einzug halten wird, möchte ich im folgenden ein paar Erfahrungen und Werkzeuge teilen.

Ich schreibe dabei ausdrücklich aus der Perspektive eines hoch-spezialisierten Wissensarbeiters. Auch in größeren, längeren Projekten interagiere ich mit maximal 5 – 10 Personen: in einem Innovations- oder Technologieprojekt mit dem CTO oder Director of Technologie, 5-7 Spezialisten im Kernteam, einem Assistenten und vielleicht noch einer Person vom Einkauf. Ich schreibe also ausdrücklich nicht über die Organisation von großen Teams oder Organisationen.

1. Die essentiellen Dinge

Natürlich braucht es einen leistungsfähigen Laptop mit den Standard-Office Programmen. Ein Tablet in einer Pro-Variante ist eine gute Alternative, wenn man viel reist.

Natürlich haben wir alle unsere Festplatte(n) verschlüsselt, machen regelmäßig einen Backup, und haben starke Passwörter für den Zugang, richtig?

Meine Daten liegen immer noch auf der Festplatte, was u.a. damit zu tun hat, dass ich mit der Netzabdeckung der Deutschen Bahn nicht 100% zufrieden bin.  Aber künftig werde ich wohl auch eine Cloud-Lösung nutzen.

Google hat da ein gutes Angebot, und wenn man sich auf dieses Universum einlassen möchte, kommen mit Docs, Tabellen, Präsentationen, dem Mail-Client Gmail und dem Cloudspeicher Google Drive mit 15 Gigabyte Speicherplatz viele gute und kostenlosen Tools zusammen. Braucht man mehr Speicherplatz, oder die Kommunikationwerkzeuge Hangout und Meet muss man auf die kostenpflichtige G Suite greifen.

Es gibt natürlich viele andere Lösungen: Dropbox, die iCloud, und viele andere Lösungen – auch von Europäischen Anbietern.

 

2. Projektorganisation

Für kleinere Projekte mit nicht zu vielen Beteiligten eignet sich Trello vorzüglich, die Aufgaben zu strukturieren. Auch hier gibt es eine kostenlose Variante, wenn die nicht ausreicht, kann man ab 9,00 US$ upgraden. 

Für die Projektkommunikation gibt es Slack. Die meisten Tools die man für eine Teamkommunikation braucht sind hier integriert. Mein letztes Projekt lieft komplett über Slack, mit ein paar Videokonferenzen (über Google Hangouts). Mittlerweile sind auch in Slack Videokonferenzen integriert. Die Kunden waren sehr zufrieden – es gab keine Reibungspunkte, und ich musste weder nach Helsinki och nach Sophia fliegen…

Slack und Trello lassen sich Slack-App hervorragend kombinieren. 

Microsoft Teams ist eine gute Alternative, vor allem wenn man sowieso schon im „Office“ Universum arbeitet. Die Integration mit den anderen Anwendungen ist hervorragend.

Im Google Universum kann man alternativ zu Hangouts Chats greifen, als Teil der G Suite.

3. Virtuelle Meetings

Die meisten der o.g. Kommunikationstools haben Funktionen für Video-Chats. Manchmal ist es eben doch gut, die Kollegen zu sehen, wenn man etwas zu besprechen hat.

Für größere Gruppe-Video-Calls und Konferenzen nutze ich persönlich Zoom. Ich weiß, im Moment gibt es da Schwierigkeiten mit der Datensicherheit – aber ich habe auch andere Anbieter getestet, und Zoom fühlt sich für mich am meisten „benutzerfreundlich“ an.

Unter unter 100 Teilnehmern und für Meetings kürzer als 40 min ist Zoom kostenlos. Das ist ein besonderes Feature in meinen Augen – ich wünschte jemand hätte alle meine Meetings bisher nach 40 min automatisch beendet. Wieviel mehr Effizienz hätten wir wohl erzielen können?

Es gibt neben den Standards, wie Bildschirm teilen, auch einen guten Chat und die Funktion „Hand heben“ was eine gute Praxis sein sollte. Die Meetings lassen sich mitschneiden und speichern.

In den letzten Wochen war ich zu ein paar On-line Seminaren eingeladen, die über Zoom abgehalten wurden. Dafür ist aber die Software nicht gemacht! Jeder neue Teilnehmer hat den Vortrag gestört, Menschen haben die Funktion „Micro aus“ nicht gefunden usw. usf.

Zoom – und die anderen Alternativen – verbinden uns n zu n. Also viele Menschen untereinander. Klar, es gibt den Moderator, aber im Prinzip sollen und dürfen wir alle reden. Dann werden wir sogar groß eingeblendet. Skype, WhatsApp Video etc. verbindet Menschen 1 zu 1 – Videochat.

Ein Seminar ist aber 1 zu n. Eine Person spricht zu vielen. Dafür gibt es andere, bessere Anbieter als Zoom. 

Natürlich gibt es unzählige andere tolle Tools. Wiki-Programme um Wissen strukturiert verfügbar zu machen. Spezielle Programme, die virtuelle Brainstormings ermöglichen. Und vieles mehr.

Aber für mich sind das die Essentials. Ich bin damit, plus Pages, Numbers, Keynote – statt Office, gut durch meine Projekte als selbständiger Berater gekommen.

Ach, und für alle, die nur bis hierher gelesen haben, weil sie auf den ultimativen Tipp zum Zeitmanagement gewartet haben: Es gibt kein Geheimnis!

Ich habe viel Systeme ausprobiert, auf Papier und mit Software. Im Grunde, finde ich, ist es ganz einfach. Wir haben alle die gleiche Anzahl von Minuten pro Tag.

Ich finde, es ist wichtig, schriftlich (!) fest zu halten, was wichtig ist, was ich unbedingt erreichen will. Dazu genügt ein Blatt Papier und ein Bleistift.

Und dann braucht es einen Kalender. Nur was eingetragen ist, wird auch wirklich erledigt. Weder Post-It Notizen noch ausgefuchste Kanban-Systeme scheren sich darum, was ich wirklich heute Nachmittag oder morgen Vormittag mache! Ich mache das, was in meinem Kalender steht – und wenn etwas dazwischen kommt, dann muss ich umplanen, einen neuen Eintrag machen.

Seit ich das so konsequent mache, und alle anderen Systeme über Bord geworfen habe, bin ich wirklich produktiver geworden.

Ich hoffe, das meine Tipps nützlich waren – und freue mich natürlich auf Kommentare: Was sind Eure bevorzugten Tools und was ist Euer Geheimnis produktiv zu sein?